লিড থেকে রসিদ, ভিসা থেকে দিনের হিসাব পর্যন্ত। নিজের দায়িত্বের অধ্যায়গুলো পড়লেই চলবে, পুরোটা পড়তেও দশ মিনিটের মতো লাগে।
অধ্যায় ১
সফরখাতা চলে ফোন বা কম্পিউটারের ব্রাউজারে, আলাদা কিছু নামাতে হয় না। প্রথম দিন এই তিনটি কাজ সেরে নিন।
এজেন্সির সফরখাতার ঠিকানাটি খুলুন, নিজের ফোন নম্বর আর পাসওয়ার্ড লিখে লগইন চাপুন। প্রথম পাসওয়ার্ডটি মালিক দেন।
ফোনে নিচের বারে আরও চাপুন। পাতার নিচে Switch to English দিয়ে ভাষা বদলান। পাসওয়ার্ড বদলাতে পাসওয়ার্ড বদলান চেপে খুলুন, এখনকার ও নতুন পাসওয়ার্ড লিখে সেভ করুন।
কম্পিউটারে বাঁদিকের তালিকার একদম নিচে নিজের নামের ঠিক নিচে পাসওয়ার্ড ও ভাষা চাপুন। একই পাতা খোলে: ভাষা বদল, লগআউট আর পাসওয়ার্ড বদলান।
অ্যান্ড্রয়েডে Chrome দিয়ে সফরখাতা খুলুন, ওপরে ডানের তিন-ফোঁটা মেনু থেকে “হোম স্ক্রিনে যোগ করুন” বা “অ্যাপ ইনস্টল করুন” চাপুন। এরপর হোম স্ক্রিনের সফরখাতা আইকন থেকেই খুলবে, ঠিকানা লিখতে হবে না।
অধ্যায় ২
লগইন করলেই আজ পাতা খোলে। যার যে কাজ, সেটাই আগে দেখায়।
নতুন এজেন্সিতে সহজ মোড চালু থাকে। নিচের বারে আজ, বুকিং, বাকি আর টাকা জমা; আজ পাতায় শুধু কে টাকা দেবে আর এখন যা করতে হবে।
আরও থেকে আরও ফিচার চালু করুন। প্রতিটি ভাগ আলাদা করে চালু করা যায়, যেমন শুধু লিড ও কোটেশন বা হিসাবের খাতা। সব একসাথে চাইলে সহজ মোড বন্ধ করুন।
ওপরের সারিতে আজ জমা, আজ আসার কথা, মেয়াদ পেরোনো আর যাচাই বাকি। যেকোনো অঙ্কে চাপলে তার পেছনের তালিকা খুলে যায়।
প্রতিটি বুকিংয়ের ওপরে হলুদ ঘরে পরের কাজ লেখা থাকে: টাকা জমা হয়নি, কিস্তি বাকি পড়েছে, যাত্রীর নাম বা পাসপোর্ট বাকি, কাগজ আসেনি, ভিসার খবর দিতে হবে। পাশের বোতামেই কাজটা হয়। সব ঠিক থাকলে ঘরটা থাকে না।
সেলস দেখেন আজকের ফলো-আপ, আমার গ্রাহকদের বাকি আর আমার কমিশন। নিচে আজ যাদের সাথে কথা বলবেন, প্রত্যেকের পাশে WhatsApp বোতাম।
অধ্যায় ৩
কেউ দাম জানতে চাইলেই লিড রাখুন। ফোন নম্বরটাই আসল, বাকি তথ্য পরে দিলেও চলে।
লিড পাতায় আজ যাদের ফলো-আপ, তারা সবার ওপরে। ওপরের ঘরগুলো দিয়ে ধাপ ধরে দেখুন: নতুন, কথা হয়েছে, কোটেশন গেছে, দরদাম চলছে।
গ্রাহকের মেসেজটি কপি করে WhatsApp মেসেজ পেস্ট করুন ঘরে বসান। ফোন নম্বর, নাম আর কী জানতে চান, নিজে থেকে বসে যায়; একবার মিলিয়ে লিড রাখুন চাপুন।
কথা হলে লিডের পাতায় নোট লিখুন, পরের ফলো-আপ তারিখ দিয়ে নোট রাখুন। আলোচনা কোথায় দাঁড়াল, ধাপ থেকে বেছে দিন।
অধ্যায় ৪
কোটেশন বানিয়ে এক চাপে গ্রাহককে লিংক পাঠান। গ্রাহক ফোনেই দাম, কিস্তি আর বাতিলের নিয়ম দেখেন।
প্যাকেজ থেকে অংশে যাত্রার তারিখ আর কতজন যাবেন দিন। টিকেট, ভিসা বা বীমার মতো আলাদা কিছু থাকলে যা যা থাকছে থেকে ধরন বেছে যোগ করুন।
ছাড় সীমার বেশি হলে এই ছাড়ে মালিকের অনুমতি লাগবে লেখা আসে। মালিক অনুমোদন না দেওয়া পর্যন্ত কোটেশন পাঠানো যায় না।
মালিক কোটেশনটি খুলে ছাড় অনুমোদন দিন চাপলেই সেলস পাঠাতে পারেন। মালিক নিজে কোটেশন বানালে আলাদা অনুমোদন লাগে না।
WhatsApp-এ পাঠান চাপলে লিংকসহ মেসেজ লেখা অবস্থায় WhatsApp খোলে। গ্রাহক ফোনে রাজি হলে গ্রাহক রাজি হয়েছেন দুবার চাপুন, তারপর বুকিং করুন।
অধ্যায় ৫
চার ধাপে বুকিং: কে টাকা দেবেন, কোন যাত্রা, কারা যাবেন, আর কিস্তি। যিনি টাকা দেন আর যাঁরা যান, তাঁদের আলাদা রাখা হয়।
নতুন বুকিং চাপুন। ফোন নম্বর বা নাম ঘরে নম্বরের যেকোনো চারটি সংখ্যা বা নাম লিখে তালিকা থেকে গ্রাহক বেছে নিন; একেবারে নতুন হলে নতুন গ্রাহক।
প্যাকেজ থেকে যাত্রার তারিখ বেছে নিন। প্রতিটির পাশে জনপ্রতি দাম আর কয়টি সিট খালি লেখা থাকে।
এই গ্রাহকের সাথে আগে যাঁরা গেছেন, তাঁরা তালিকায় থাকেন; টিক দিলেই হয়। নতুন হলে নতুন যাত্রী যোগ করুন, নাম এখনো জানা না থাকলে শুধু সিটের সংখ্যা দিন।
অগ্রিম আর কিস্তির তারিখ নিয়ম অনুযায়ী নিজে থেকে বসে যায়, দরকারে বদলান। একবার দেখে নিন অংশ মিলিয়ে বুকিং সেভ করুন চাপুন।
হোল্ডে থাকা বুকিংয়ের ওপরে লেখা থাকে আর কত ঘণ্টা বাকি। অগ্রিম আসতে দেরি হলে হোল্ড বাড়ান চাপুন।
অধ্যায় ৬
টাকা লেখা আর টাকা নিশ্চিত করা আলাদা কাজ। হিসাবরক্ষক বা মালিক স্টেটমেন্টের সাথে মিলিয়ে নিশ্চিত না করা পর্যন্ত বাকি বা লাভ বদলায় না।
বুকিং বা কিস্তির পাতায় পেমেন্ট নিন চাপুন। বিকাশ বা নগদে টাকা এলে বিকাশ বা নগদের SMS পেস্ট করুন চেপে মেসেজটি বসান; টাকা, TrxID আর পাঠানোর নম্বর নিজে থেকে বসে যায়।
পরের ধাপ: মিলিয়ে দেখুন চাপলে সব তথ্য একসাথে দেখায়, টাকার অঙ্ক কথায়ও। ঠিক থাকলে হ্যাঁ, সেভ করুন, ভুল থাকলে ঠিক করব।
পেমেন্ট যাচাই পাতায় সবচেয়ে পুরনো পেমেন্ট সবার ওপরে। বিকাশ, নগদ বা ব্যাংকের স্টেটমেন্টে TrxID আর টাকা মিললে নিশ্চিত করুন দুবার চাপুন।
নিশ্চিত হওয়া প্রতিটি পেমেন্টের একটি রসিদ নম্বর থাকে। বুকিংয়ের টাকা ট্যাবে রসিদে চাপুন, তারপর রসিদ পাঠান চাপলে গ্রাহকের WhatsApp-এ চলে যায়।
স্টেটমেন্টে না পেলে বাতিল চেপে কারণ বেছে নিন। পেমেন্টটি মুছে যায় না, মেলেনি হিসেবে থেকে যায়, আর গ্রাহকও তাঁর পাতায় সেটা দেখেন।
ভুল বুকিংয়ে লেখা হলে বা পরে দেখা গেল টাকা আসলে আসেনি, তখন বুকিংয়ের টাকা ট্যাবে পেমেন্টের পাশে উল্টে দিন চাপুন। কেন উল্টে দিচ্ছেন ঘরে কারণ লিখুন, তারপর লাল বোতামটি দুবার চাপুন।
অধ্যায় ৭
কার কিস্তি কতদিন ধরে বাকি, এক পাতায়। তাগাদার মেসেজ লেখাই থাকে, শুধু পাঠাতে হয়।
কিস্তি ও তাগাদা পাতায় বাকিগুলো দেরি অনুযায়ী ভাগ করা: 7 দিনের বেশি পেরিয়েছে, 1 থেকে 6 দিন পেরিয়েছে, তারপর আজ শেষ দিন আর এই সপ্তাহে।
মনে করিয়ে দিন চাপলে টাকার অঙ্ক, শেষ তারিখ আর বিকাশ নম্বরসহ মেসেজ লেখা অবস্থায় WhatsApp খোলে, আপনি শুধু পাঠান। শেষ পর্যন্ত না পাঠালে নিচে আসা লেখায় পাঠানো হয়নি চাপুন।
বুকিংয়ের টাকা ট্যাবে কিস্তি বদলান চাপুন। টাকা বা তারিখ বদলে কিস্তি সেভ করুন; নতুন কিস্তি লাগলে কিস্তি যোগ করুন।
অধ্যায় ৮
কোন যাত্রীর কী কাগজ বাকি, কার পাসপোর্টের মেয়াদ কম, যাত্রার অনেক আগেই ধরা পড়ে।
যাত্রী ও পাসপোর্ট পাতার পাসপোর্ট সতর্কতা অংশে তাঁদের নাম আসে, যাঁদের পাসপোর্টের মেয়াদ ফেরার দিনের পর ছয় মাস থাকছে না। মেয়াদ কম দেখলে গ্রাহককে এখনই নবায়ন করতে বলুন।
বুকিংয়ের কাগজপত্র ট্যাবে প্রতিটি যাত্রীর আলাদা তালিকা, যাত্রার ধরন অনুযায়ী নিজে থেকে তৈরি। কাগজ হাতে এলে ফাইল তুলুন বা পেয়েছি, দেখে ঠিক থাকলে যাচাই করুন। যাচাই হয়ে যাওয়া কাগজ যাচাই হওয়া কাগজ দেখুন-এর ভেতরে সরে যায়, তাই তালিকায় শুধু বাকি কাজ থাকে।
ফোনে প্রতিটি কাগজের নাম, তার নিচে অবস্থা, আর তার নিচে বোতাম। পাওয়া গেছে, যাচাই বাকি লেখা কাগজ খুলে দেখে যাচাই করুন চাপুন; জমা হয়নি হলে ক্যামেরায় ছবি তুলতে ফাইল তুলুন।
বুকিংয়ের সারাংশ ট্যাবে যাত্রার আগে যা লাগবে তালিকা: পুরো টাকা, পাসপোর্ট, ভিসা, কাগজ আর টিকেট। যা বাকি শুধু সেগুলো ওপরে দেখায়, হয়ে যাওয়াগুলো নিচে ভাঁজ করা। সব টিক হলে বুকিং হয় যাত্রার জন্য প্রস্তুত।
গ্রাহক পাসপোর্ট জমা দিলে বা আপনি দূতাবাসে পাঠালে বুকিংয়ের যাত্রী ট্যাবে যাত্রীর নিচে হাতবদল লিখুন চাপুন, কার কাছে গেল বেছে নিন। যাত্রী ও পাসপোর্ট পাতার পাসপোর্ট কার কাছে অংশে দেখা যায় অফিসে কয়টা, দূতাবাসে কয়টা।
কাজের ভিসার বুকিংয়ে প্রতিটি যাত্রীর নিচে ম্যানপাওয়ার ফাইল: গামকা মেডিকেল, পুলিশ ক্লিয়ারেন্স, বিএমইটি স্মার্ট কার্ড আর প্রশিক্ষণ। প্রথমবার ফাইল খুলুন, পরে বদলান চাপুন।
মেডিকেল সেন্টার, ফলাফল আর তারিখ লিখুন। মেয়াদ খালি রাখলে মেডিকেলের দিন থেকে ৯০ দিন ধরে নেয়। কার্ডের অবস্থা কার্ড হাতে দিলে কার্ড নম্বরটাও লিখতে হয়।
যাত্রী ও পাসপোর্ট পাতার ম্যানপাওয়ার অংশে কাজের ভিসার সব যাত্রী, ফ্লাইটের তারিখ ধরে সাজানো। যাঁর কিছু বাকি, তাঁর পাশে কারণ লেখা; নাম চাপলে বুকিং খোলে।
অধ্যায় ৯
প্রতিটি ভিসা কোন ধাপে আছে, বোর্ডে এক নজরে। এক সপ্তাহের বেশি এক জায়গায় আটকে থাকলে কার্ডে হলুদ দাগ পড়ে।
ভিসা পাতার কলামগুলোই ধাপ: কাগজ বাকি, জমা হয়েছে, প্রক্রিয়াধীন, ভিসা হয়েছে। কাজ এগোলে কার্ডের নিচের “পরের ধাপ” বোতাম চাপুন, কার্ড পরের কলামে চলে যায়।
রেফারেন্স নম্বর বা নোট রাখতে, কিংবা পাসপোর্ট ফেরত আসার খবর লিখতে বুকিংয়ের ভিসা ট্যাবে যান। নতুন অবস্থা বেছে হালনাগাদ করুন চাপুন।
অধ্যায় ১০
প্যাকেজ আর যাত্রার তারিখ মালিক নিজেই যোগ করেন। প্রতিটি প্যাকেজের নিচে তার যাত্রার তারিখ, আর প্রতিটি তারিখের সিট ঘর ধরে আঁকা।
প্যাকেজ ও সিট পাতায় প্রতিটি সবুজ ঘর একটি বিক্রি হওয়া সিট, ডোরাকাটা ঘর হোল্ড, ফাঁকা ঘর খালি। গুনতে হয় না, দেখেই বোঝা যায় যাত্রা কতটা ভরেছে। রওনা হয়ে যাওয়া যাত্রাগুলো প্যাকেজের নিচে “আগের যাত্রা”-য় থাকে।
প্যাকেজ ও সিট পাতায় নতুন প্যাকেজ চাপুন। ধরন (ওমরাহ, হজ, দেশের ভেতরে, বিদেশ ভ্রমণ), নাম, গন্তব্য, কত দিনের আর জনপ্রতি দাম দিন। শেষে প্যাকেজ রাখুন।
প্যাকেজের পাতার কিস্তি ও বাতিলের নিয়ম অংশে অগ্রিম কত শতাংশ আর শেষ কিস্তি যাত্রার কত দিন আগে, তা লিখুন। নিচে বাতিল করলে যাত্রার কত দিন আগে কত শতাংশ কাটা যাবে।
প্যাকেজের নিচে নতুন যাত্রার তারিখ চাপুন। যাত্রার দিন, ফেরার দিন আর মোট সিট দিন, তারপর তারিখ রাখুন। এরপরই কোটেশন আর বুকিংয়ে এই তারিখ বেছে নেওয়া যায়।
যাত্রার তারিখে চাপলে খোলে যাত্রীর তালিকা: পাসপোর্ট, মেয়াদ, ভিসা, রুম, মাহরাম আর টাকার অবস্থা এক টেবিলে। এয়ারলাইন বা হোটেলে পাঠাতে যাত্রী তালিকা (CSV) চাপুন, ফাইলটি এক্সেলে খোলে।
অধ্যায় ১১
প্রতিটি বুকিংয়ের খরচ নিজে থেকেই সাপ্লায়ারের বিল হয়ে এখানে আসে। কাকে কবে কত দিতে হবে, আলাদা খাতা লাগে না।
ওপরে আমরা মোট দেব, 7 দিনের মধ্যে আর তারিখ পেরিয়েছে। নিচে সাপ্লায়ার ধরে মোট, তারপর বিলের তালিকা, আগে যেটা দিতে হবে সেটা ওপরে।
অধ্যায় ১২
বাতিলের চার্জ নিয়ম অনুযায়ী নিজে থেকে হিসাব হয়। মালিক অনুমোদন দিলে হিসাবরক্ষক টাকা ফেরত দেন।
বুকিংয়ের সারাংশ ট্যাবে বুকিং বাতিলের অনুরোধ চাপুন আর কেন বাতিল, বেছে নিন। কত আদায় হয়েছে, কত চার্জ কাটবে আর ফেরত দিতে হবে কত, দেখে বাতিলের অনুরোধ পাঠান।
মালিক বুকিংয়ের টাকা ট্যাবে পরিমাণ দেখে রিফান্ড অনুমোদন দিন চাপেন; অঙ্ক বদলালে কারণ লিখতে হয়। এরপর হিসাবরক্ষক টাকা পাঠিয়ে পদ্ধতি আর রেফারেন্স লিখে রিফান্ড দেওয়া হয়েছে চাপেন।
অধ্যায় ১৩
কোন বুকিং লাভ করছে, অফিস খরচ আর এজেন্টের কমিশন বাদে মাসে আসলে কত থাকল, আর কোন গ্রাহকের কাছে কত বাকি।
লাভ ও কমিশন পাতায় সম্ভাব্য লাভ মানে দাম থেকে খরচ বাদ, আর আদায় হওয়া লাভ মানে হাতে আসা টাকা থেকে খরচ বাদ। মাইনাস দেখালে বুঝবেন গ্রাহকের টাকায় এখনো খরচ ওঠেনি। ওপরের ট্যাব থেকে বুকিং অনুযায়ী, যাত্রা অনুযায়ী, সেলস অনুযায়ী বা কমিশন একটা একটা করে দেখুন।
সেলস দেখেন আমার কমিশন: কত সম্ভাব্য, কত জমা হয়েছে আর কত দেওয়া হয়েছে, বুকিং ধরে।
রিপোর্ট পাতায় দৈনিক ক্যাশ বই, কিস্তি আদায়, সাপ্লায়ার পাওনার বয়স, সিট বিক্রি সহ সব রিপোর্ট। যেকোনোটি খুলে CSV নামান চাপলে ফাইলটি এক্সেলে খোলে।
ভাড়া, বেতন, বিদ্যুৎ বিল দিলে অফিস খরচ পাতায় খরচ লিখুন চাপুন: খাত, টাকা আর কোন অ্যাকাউন্ট থেকে গেল। ওপরে এই মাসের আসল লাভ: বুকিংয়ের লাভ থেকে এজেন্টের কমিশন আর অফিস খরচ বাদ দিয়ে।
যাঁরা হাজী বা যাত্রী এনে দেন, এজেন্ট পাতায় এজেন্ট যোগ করুন: প্রতি যাত্রী নির্দিষ্ট টাকা বা দামের শতাংশ। বুকিংয়ের বিস্তারিত অংশে কে এনেছেন বেছে দিলে কমিশন নিজে থেকে হিসাব হয়।
গ্রাহকের হিসাব পাতায় প্রত্যেক গ্রাহকের সব বুকিং মিলিয়ে মোট দাম, কত দিয়েছেন আর কত বাকি। যাদের বাকি বা যাদের অগ্রিম চেপে ছেঁটে নিন।
অধ্যায় ১৪
দিন শেষে ক্যাশ বাক্স, বিকাশ, নগদ (মোবাইল) আর ব্যাংক গুনে সিস্টেমের সাথে মিলিয়ে দিনটা বন্ধ করুন।
দিনের হিসাব বন্ধ পাতায় প্রতিটি অ্যাকাউন্টে সিস্টেমে আছে কত, লেখা থাকে। গুনে যা পেলেন গুনে পেলেন ঘরে লিখুন; পার্থক্য থাকলে নোটে কারণ লিখে হিসাব বন্ধ করুন চাপুন।
অধ্যায় ১৫
প্রথম দিনের কাজ, কে কী দেখবেন, কী করতে পারবেন, আর কোন নিয়মে এজেন্সি চলবে, সব মালিকের হাতে।
নতুন এজেন্সিতে প্রথমবার লগইন করলে আজ পাতার ওপরে প্রথম দিনের কাজ দেখায়, একবারে একটা কাজ। এখন লেখার নিচের বোতাম চাপলে সোজা সেই ফর্ম খোলে। সাতটি ধাপ: এজেন্সির নাম আর ফোন, টাকা নেওয়ার নম্বর, প্রথম প্যাকেজ, স্টাফ, প্রথম বুকিং, প্রথম টাকা জমা আর গ্রাহককে লিংক পাঠানো। সব হয়ে গেলে তালিকা নিজে থেকেই সরে যায়।
সেটিংস পাতার এজেন্সি ও লোগো ট্যাবে বদলান চাপুন। এজেন্সির নাম, অফিসের ফোন, WhatsApp, ঠিকানা আর ওমরাহ, হজ, হাব ও ট্রেড লাইসেন্সের নম্বর দিন।
একই এজেন্সি ও লোগো ট্যাবের নিচে লোগো দিন চেপে লোগোর ছবি বেছে নিন, PNG বা JPG, ৫১২ KB-এর কম। ইনভয়েস, রসিদ, খতিয়ান, কোটেশন, যাত্রী তালিকা আর গ্রাহকের লিংকের ওপরে এটাই দেখায়।
সেটিংসের অ্যাকাউন্ট ট্যাবে (টাকা নেওয়ার অ্যাকাউন্ট) অ্যাকাউন্ট যোগ করুন চেপে বিকাশ, নগদ (মোবাইল), ব্যাংক আর ক্যাশ বাক্স একে একে যোগ করুন। আজ কত টাকা আছে ঘরে আজকের ব্যালান্স দিলে দিনের হিসাব সেখান থেকে শুরু হয়।
সেটিংস পাতার স্টাফ ট্যাবে নতুন স্টাফ চেপে নাম, ফোন আর দায়িত্ব দিন। কেউ পাসওয়ার্ড ভুলে গেলে তাঁর নামের নিচে পাসওয়ার্ড দিন; কেউ চাকরি ছাড়লে বন্ধ করুন।
সেটিংসের নিয়ম ট্যাবে ঠিক করুন সিট কতক্ষণ হোল্ড থাকবে, অনুমতি ছাড়া কত ছাড় দেওয়া যাবে, পাসপোর্টের মেয়াদ কত মাস লাগবে। ঘরে অঙ্ক বদলালেই সেভ হয়ে যায়।
টাকার হিসাবে যেন কেউ সন্দেহ করতে না পারে, তাই সফরখাতায় কিছু মুছে ফেলার ব্যবস্থা নেই। ভুল পেমেন্ট মেলেনি হয়ে থাকে, নিশ্চিত হওয়ার পর উল্টালে উল্টানো এন্ট্রি হয়ে থাকে, বাতিল বুকিং বাতিল হিসেবেই থাকে, স্টাফ বন্ধ হলেও তাঁর কাজের ইতিহাস রয়ে যায়।
অধ্যায় ১৬
গ্রাহক লগইন ছাড়াই একটি লিংকে নিজের বুকিংয়ের সব খবর দেখেন। লিংক যায় বুকিংয়ের গ্রাহককে লিংক পাঠান বোতাম থেকে।
ওপরেই বড় করে লেখা থাকে কত টাকা এখনো বাকি, পরের কিস্তি কত আর কবের মধ্যে। কীভাবে দেবেন চাপলে এজেন্সির বিকাশ, নগদ আর ব্যাংক নম্বর দেখায়, পাশে কপি করার বোতাম।
গ্রাহক টাকা পাঠিয়ে টাকা পাঠিয়েছি চাপেন, পরিমাণ আর TrxID লিখে পাঠান। পেমেন্টটি সঙ্গে সঙ্গে আপনার পেমেন্ট যাচাই তালিকায় চলে আসে।
যে কাগজগুলো দরকার অংশে প্রতিটি বাকি কাগজের পাশে ছবি পাঠান। গ্রাহক ফোনে ছবি তুলে পাঠালেই তা বুকিংয়ের কাগজপত্র ট্যাবে যাচাইয়ের জন্য আসে।
কোটেশনের লিংকে গ্রাহক মোট দাম, দামের হিসাব, কী কী থাকছে আর কিস্তি দেখেন। রাজি হলে গ্রহণ করছি চাপেন, লিড তখন দরদাম চলছে ধাপে চলে যায়।
অধ্যায় ১৭
গ্রাহক কাগজে চাইলে এক চাপে লোগো আর লাইসেন্স নম্বরসহ A4 পাতা। প্রিন্টারের বদলে “Save as PDF” বেছে নিলে WhatsApp-এ পাঠানোর মতো PDF হয়।
বুকিংয়ের বিস্তারিত অংশে (ফোনে চাপলে খোলে) ইনভয়েস প্রিন্ট চাপুন, তারপর প্রিন্ট করুন। প্রতিটি নিশ্চিত পেমেন্টের পাশে রসিদ প্রিন্ট চাপলে সেই টাকার মানি রিসিট, টাকার অঙ্ক কথায়ও লেখা।
কোটেশনের পাতায় কোটেশন প্রিন্ট চাপুন। দাম, ছাড়, দাম কতদিন বহাল আর কিস্তির তারিখ থাকে; খরচ বা লাভ কখনো ছাপা হয় না।
প্যাকেজ ও সিট থেকে যাত্রার তারিখ খুলে যাত্রী তালিকা প্রিন্ট চাপুন। ফ্লাইট, গ্রুপ লিডার, হোটেল আর প্রত্যেক যাত্রীর পাসপোর্ট, রুম, ভিসার অবস্থা এক পাতায়; বিমানবন্দরে লিডারের হাতে দিন।
অধ্যায় ১৮
বেশিরভাগ সমস্যার সমাধান এক-দুই লাইনেই।
শেষবার দেখা তথ্য দেখা যায়, ওপরে অফলাইন লেখা থাকে। তবে টাকা বা অন্য কিছু সেভ হয় না; ফর্মে যা লিখেছেন তা থেকে যায়, নেট ফিরলে আবার চাপুন।
নিশ্চিত করার আগে ধরা পড়লে হিসাবরক্ষক বাতিল করবেন, তারপর ঠিক অঙ্কে আবার লিখুন। নিশ্চিত হয়ে যাওয়ার পর ধরা পড়লে মালিক বা হিসাবরক্ষক বুকিংয়ের টাকা ট্যাবে উল্টে দিন চাপবেন (অধ্যায় ৬, ধাপ ৬), তারপর ঠিক অঙ্কে আবার লিখুন।
পুরনো বা বাতিল লিংক খুললে গ্রাহক দেখেন এই লিংকটি আর চালু নেই, সাথে এজেন্সির ফোন আর WhatsApp। বুকিংয়ের লিংক বাতিল করে নতুন বানান চেপে নতুন লিংক পাঠান।
মালিককে বলুন। তিনি সেটিংস-এর স্টাফ ট্যাবে আপনার নামের নিচে পাসওয়ার্ড দিন চেপে নতুন পাসওয়ার্ড দেবেন।
যিনি আপনার এজেন্সিতে সফরখাতা চালু করে দিয়েছেন, তাঁর সাথে যোগাযোগ করুন। কোন পাতায় কী হলো, একটা স্ক্রিনশট পাঠালে তাড়াতাড়ি সমাধান করা যায়।